인천광역시 노인보호전문기관이 ‘복지왕 그룹웨어’를 도입해 업무 효율화에 나섰다. 이번 도입은 단순 시스템 설치를 넘어, 실제 업무 프로세스에 최적화된 실습형 교육과 함께 진행되어 높은 만족도를 얻었다.
초기 교육에서는 메인화면부터 근태체크, 전자결재, 메일, 화상회의 기능까지 전 직원을 대상으로 실습을 진행했다. 특히 전자결재 기능에서는 전 직원이 직접 개인 결재라인을 세팅하고 휴가, 예외, 야근, 근태변경신청서 등을 실제로 작성해보며 현장 적용성을 높였다. 탄력근무제 특성상 근무시간대 변경이 많은 점을 반영해 근태계획변경신청서 작성까지 실습해 실질적인 이해를 도왔다.
또한 전자메일 기능에서는 대량 주소록 등록, 자동분류 설정, 메일 작성 중 데이터 손실 방지 방법 등 실무에 바로 쓸 수 있는 활용법을 소개해 긍정적인 반응을 얻었다. 직원들은 태그 기능과 메일 관리 기능에 대해 특히 높은 관심을 보였다.
관리자 교육에서는 회계 담당자와 관장 등 주요 인원이 참여해 근태 정책 설정, 전자결재 양식 등록을 실습하며 기관 운영 규정을 그룹웨어에 직접 반영했다. 특히 게시판 기능 활용, 자산관리 기능 시연을 통해 “기존 수기 방식보다 훨씬 체계적이고 효율적”이라는 평가를 받았다.
기관 측은 “복지왕 그룹웨어는 복지시설 특유의 다양한 근태·결재 업무를 실제 상황에 맞춰 지원해 바로 현장에서 활용할 수 있다”며 “추가 기관 도입도 적극 추진할 예정”이라고 밝혔다.